Facturation
électronique

Qu’est-ce qu’une facture électronique?

La loi du 13 décembre 2021 modifiant la loi du 16 mai 2019 relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession est entrée en vigueur le 18 décembre 2021, afin de rendre l’utilisation de la facture électronique obligatoire dans le cadre des marchés publics. Elle définit la facture électronique comme étant : « une facture qui a été émise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée qui permet son traitement automatique et électronique, toute demande de paiement équivalente qui remplit ces mêmes conditions ou tout document ou message qui modifie la facture initiale et y fait référence de façon spécifique et non équivoque qui remplit ces mêmes conditions ».

Cadre légal de la facturation électronique dans le cadre des marchés publics

La loi du 13 décembre 2021 a pour objet de modifier la loi du 16 mai 2019 relative à la facturation électronique dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession afin de rendre l’utilisation de la facture électronique obligatoire dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession.

La Chambre de Commerce soutient pleinement l’initiative à la base de cette loi, le recours à la facturation électronique pouvant à terme être source de simplification administrative permettant d’accélérer et de simplifier la procédure de facturation, tout en réduisant les coûts pour les entreprises.

Impacts pour les sociétés

La loi entend rendre obligatoire l’émission de factures électroniques par les opérateurs économiques dans le cadre de marchés publics ou de contrats de concession (B2G - Business to Government), ceci dans l’optique d’inciter les entreprises à se doter rapidement des moyens nécessaires pour émettre, transmettre et éventuellement recevoir des factures électroniques.

Dates à retenir

La loi prévoit une entrée en vigueur, échelonnée entre le 18 mai 2022 et le 18 mars 2023, en fonction de la taille des entreprises concernées :

  • aux opérateurs économiques de grande taille, 5 mois après l'entrée en vigueur de la loi, c'est-à-dire le 18 mai 2022;
  • aux opérateurs économiques de taille moyenne, 10 mois après l'entrée en vigueur, c'est-à-dire le 18 octobre 2022;
  • aux opérateurs économiques de petite taille et celles nouvellement créées, 15 mois après l'entrée en vigueur, c'est-à-dire le 18 mars 2023.

Au-delà de ce cadre réglementaire, le passage à la facturation électronique est un levier important de transformation et de rentabilité pour tous les secteurs et particulièrement pour les échanges inter-entreprises (B2B).

Pourquoi utiliser la facturation électronique?

Le recours à la facturation électronique permet de faire des économies significatives et de gagner en efficacité notamment en bénéficiant des avantages suivants :  

  • rapidité de traitement,
  • réduction importante des coûts de traitement,
  • meilleure traçabilité des factures,
  • diminution des litiges,
  • accélération des délais de paiement,
  • facilitation de la consultation et de l’archivage,
  • comptabilité facilitée,
  • plus grande sécurité concernant les données.

Étant une obligation pour le domaine du B2G (Business to Government), le passage à la facturation électronique est fortement conseillé et recommandé pour l’ensemble des entreprises qui ne sont pas encore impactées par la loi. En effet, toute entreprise aura un intérêt de passer au digital et ainsi progressivement à la normalisation de la facturation électronique. Cette transition permettra aux entreprises de bénéficier d’un avantage concurrentiel considérable.

Comment utiliser la facturation électronique?

L’utilisation d’un même réseau de livraison :

Le réseau de livraison commun à toutes les entités adjudicatrices pour la réception automatisée des factures électroniques, sera PEPPOL. PEPPOL, pour Pan European Public Procurement OnLine est un réseau d'échange de factures géré depuis 2012 par l’association internationale sans but lucratif de droit belge OpenPEPPOL et utilisé par de nombreux pays.

Les entreprises devront ainsi :

  • utiliser ce "réseau de livraison" désigné par voie de règlement grand-ducal pour la transmission des factures électroniques,
  • se conformer à la norme européenne.

La norme européenne EN 16931 1 2017 +A 1 2019 (Edition 11 2019 définit les éléments d'information essentiels qu'une facture électronique doit contenir pour respecter la législation y compris fiscale) et garantir l'interopérabilité intersectorielle, nationale et transfrontalière.

La seconde partie CEN/TS 16931 2:2017 (Edition 06/2017) liste les syntaxes / langages approuvés :

  • XML UBL (Universal Business Language: langage d'affaire universel) défini dans la norme ISO/IEC 19845:2015 et maintenu par l'organisme sans but lucratif OASIS Open;
  • XML UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) élaboré par le CEFACT-ONU, tel que spécifié dans les schémas XML 16B (SCRDM — CII).

Un opérateur économique dispose de plusieurs options pour se rendre apte à émettre et transmettre des factures électroniques conformes via Peppol:

  • louer un point d'accès Peppol auprès d’un des nombreux prestataires de services spécialisés déjà actifs dans le domaine;
  • mettre en place lui-même un propre point d'accès Peppol, une approche qui ne fait probablement sens que pour des organismes d’une certaine taille qui disposent d’un propre service informatique expérimenté et disposant de suffisamment de ressources;
  • utiliser un des logiciels de facturation ou de comptabilité (ERP) , de plus en plus nombreux vu le succès grandissant de Peppol, qui permettent par défaut l'envoi de factures conformes via Peppol.

Afin de répondre aux besoins des opérateurs économiques qui ne disposent pas encore de capacités d'émission et de transmission automatisées de factures électroniques via Peppol, des solutions techniques alternatives non automatisées qui ne permettent que l'émission et la transmission manuelles et individuelles de factures électroniques seront mises à disposition des opérateurs économiques avant que l'obligation de facturer électroniquement soit d'application pour les premiers opérateurs économiques.

Ces solutions alternatives seront de deux types:

  • un formulaire en ligne permettant d'émettre et de transmettre une facture électronique conforme en saisissant manuellement dans les champs du formulaire les éléments constitutifs de cette facture et en soumettant ce formulaire dûment rempli;
  • un formulaire en ligne permettant d'émettre et de transmettre une facture électronique conforme en téléchargeant une facture électronique déjà conforme et en la soumettant via le formulaire dûment rempli. (Voir texte du ministère)

Les accompagnements en matière de facturation électronique

Force est de constater qu’un grand nombre d’entreprises ne sont pas informées par cette obligation. La Chambre de Commerce propose des séances d’information afin de les sensibiliser et de leur donner la possibilité d’échanger avec des experts en la matière. 

Des formations spécifiques seront également mises en œuvre au sein de la House of Training

Par ailleurs, la Chambre de Commerce a publié un guide pratique rassemblant l’ensemble des informations utiles concernant la facturation électronique : présentation du cadre réglementaire, explication de la facturation électronique, avantages, témoignages, introduction des différents types d’accompagnement et nombreuses informations pratiques. La Chambre de Commerce accompagnera les entreprises luxembourgeoises dans cette transition digitale afin qu’elle soit une opportunité de développement de services et de réduction des coûts.

Un accompagnement sur mesure sera proposé afin de mettre en œuvre une solution de facturation électronique dans l’entreprise avec le programme Fit 4 Digital Packages. Cet accompagnement permettra de bénéficier d’une subvention à hauteur de 5.000 euros délivrée par la direction générale des classes moyennes du ministère de l’Économie en collaboration avec Luxinnovation et la House of Entrepreneurship.

Pour être éligible et bénéficier de ce soutien, une entreprise doit répondre aux critères cumulatifs suivants :

  • avoir son siège social au Luxembourg
  • avoir 50 salariés au maximum
  • disposer d’une autorisation d’établissement octroyée par la Direction générale des Classes moyennes
  • ne pas mener une activité exclue des aides étatiques, telle que visée par la réglementation

La Chambre de Commerce informera également les entreprises au sujet des nouvelles opportunités au niveau des services à valeur ajoutée à développer dans le contexte de la facturation électronique.

Qui peut m'aider?

  • House of Entrepreneurship

La House of Entrepreneurship fédère l'ensemble des parties prenantes intervenant dans la chaîne de valeur de la création d'entreprises au Luxembourg et propose une gamme de services aux entreprises sur l'ensemble de leur cycle de vie (information en matière de création, développement et transmission des entreprises, digitalisation, financement et mise en réseau). Contactez-nous par e-mail à l'adresse digital@houseofentrepreneurship.lu ou par téléphone au numéro +352 42 39 39 840.

  • Page facturation électronique du ministère de la digitalisation (cliquez ici)

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