Qu’est-ce que la facturation électronique ?

La nouvelle loi, entrée en vigueur le 18 décembre 2021, définit la facture électronique comme étant : «une facture qui a été émise, transmise et reçue sous une forme électronique structurée qui permet son traitement automatique et électronique, toute demande de paiement équivalente qui remplit ces mêmes conditions ou tout document ou message qui modifie la facture initiale et y fait référence de façon spécifique et non équivoque qui remplit ces mêmes conditions, c'est-à-dire un fichier XML ou qui contient de l'XML et non pas simplement un document PDF, Word ou autre non structuré et qui ne contient donc pas tous les éléments de la facture comme des attributs séparés et standardisés lisibles automatiquement par un ordinateur». 

Qui est concerné par cette nouvelle loi ?

Sont concernés, indépendamment du secteur d’activité, tous les opérateurs économiques, qui envoient des factures à des organismes du secteur public dans le cadre des marchés publics et des contrats de concession. Les marchés publics ne concernent pas uniquement les soumissions, mais toutes les factures établies à un organisme du secteur public, sans limite inférieure. 

Qu’est-ce le marché public ?

Des contrats à titre onéreux conclus par écrit entre un ou plusieurs opérateurs économiques et un ou plusieurs pouvoirs adjudicateurs et ayant pour objet l'exécution de travaux, la fourniture de produits ou la prestation de services (Art. 3 de la loi modifiée du 8 avril 2018 sur les marchés publics): toute facture envoyée à un organisme du secteur public dans le cadre d’un contrat conclu par écrit tombe donc sous le champ d’application de la loi et doit être une facture électronique conforme, ceci indépendamment du montant et du type de procédure utilisé pour conclure le marché public.

Qu’est-ce qu’un organisme du secteur public ?

Un organisme (l'État, les communes, les organismes de droit public, les associations formées par ces autorités ou ces organismes de droit public, etc.) qui, dans le cadre d’un marché public, achète des travaux, des produits ou des services ou, dit autrement, tout pouvoir adjudicateur ou toute entité adjudicatrice qui tombe sous le champ d’application d’une des lois visées à l’article 1er de la loi modifiée du 16 mai 2019 relative à la facturation électronique.

Un GIE (Groupement d’Intérêt Economique) dont une partie des membres sont des organismes du secteur public est-il concerné également par cette nouvelle loi ?

Il faut se référer à la loi :

Définition d’« organisme de droit public » à l’Art. 2, point d) de la loi modifiée du 8 avril 2018 sur les marchés publics :
« tout organisme présentant toutes les caractéristiques suivantes :

i. il a été créé pour satisfaire spécifiquement des besoins d'intérêt général ayant un caractère autre qu'industriel ou commercial ;

ii. il est doté de la personnalité juridique ; et

iii. soit il est financé majoritairement par l'État, les communes ou par d'autres organismes de droit public, soit sa gestion est soumise à un contrôle de ces autorités ou organismes, soit son organe d'administration, de direction ou de surveillance est composé de membres dont plus de la moitié sont désignés par l'État, les communes ou d'autres organismes de droit public. »

Exemples : Etat, commune, tribunaux, syndicat des communes, organismes de droit public, ministère, administration, pouvoir judiciaire, GIE, ASBL. Cela rassemble tous les organismes qui sont contrôlés ou financés à plus de 50% par l’état.

Quelles sont les obligations ?

Pour les opérateurs économiques :

  • émettre et transmettre que des factures électroniques conformes dans le cadre des marchés publics (art. 4bis) ;
  • utiliser, pour cette émission et transmission, ou bien le réseau de livraison commun Peppol ou bien une des solutions techniques alternatives non automatisées autorisées.

Pour les organismes du secteur public :

  • recevoir et traiter les factures électroniques conformes ;
  • utiliser, pour la réception automatisée de factures électroniques, le réseau de livraison commun Peppol et, tant qu'ils ne disposent pas d’un propre point d'accès Peppol, le point d'accès du CTIE (Centre des technologies de l’information de l’État).

Pour les ministères et administrations de l'État :

  • utiliser le point d’accès Peppol du CTIE

Note : Cette procédure concerne également les notes de crédits et annulations de facture

Quelles sont les conséquences d’un non-respect des obligations ?

Pour les organismes du Secteur Public potentiellement :

  • intervention du ministère compétent ;
  • procédure d’infraction lancée par la Commission européenne contre le Luxembourg ;
  • action en justice d’un opérateur économique.

Pour les opérateurs économiques :

  • potentiellement le non-paiement de leurs factures ;
  • facture non émise selon les obligations légales ;
  • vu que le créancier n’a pas rempli ses obligations légales, impossibilité d’invoquer un retard de paiement ou des intérêts pour retard de paiement (art. 4, § 1 de la Loi modifiée du 18 avril 2004 relative aux délais de paiement et aux intérêts de retard).

Si l’organisme du secteur public n'est pas prêt, comment nos factures électroniques lui seront-elles communiquées ?

Il faut prévenir de quel organisme il s’agit auprès du Ministère de la Digitalisation. Le Ministère de la Digitalisation pourra prendre contact avec et lui rappeler son obligation, une fois l’identifiant obtenu, le Ministère de la Digitalisation pourra le définir sur le point d’accès du CTIE.

Est-ce qu’une entreprise pas encore concernée par les délais définis par la loi, doit-elle déjà être capable de recevoir les factures à travers un outil de facturation électronique?

Non, la loi de 2019 a créé l’obligation pour les organismes du secteur public de recevoir et de traiter les factures. La loi de décembre 2021 met en évidence que les entreprises ne sont pas obligées de recevoir des factures électroniques conformes. Il n’y a aucune obligation. 

Cependant, si on a mis en place un point d’accès Peppol on peut d’office recevoir les facturations électroniques mais si ce n’est pas une obligation.

Quelles sont les dates à respecter ?

La loi prévoit une entrée en vigueur, échelonnée entre le 18 mai 2022 et le 18 mars 2023, en fonction de la taille des entreprises concernées :

  • aux opérateurs économiques de grande taille, 5 mois après l'entrée en vigueur de la loi, c'est-à-dire le 18 mai 2022;
  • aux opérateurs économiques de taille moyenne, 10 mois après l'entrée en vigueur, c'est-à-dire le 18 octobre 2022;
  • aux opérateurs économiques de petite taille et celles nouvellement créées, 15 mois après l'entrée en vigueur, c'est-à-dire le 18 mars 2023.

Une date est-elle prévue pour le B2B/B2C en termes d’obligation ?

Non, mais la nouvelle loi vise à inciter les entreprises à facturer électroniquement.

Est-ce que le format du contenu va évoluer dans les 5 prochaines années ?

Oui, possible. Mais les changements auront lieu au niveu de Peppol dans leur standard. Cela ne signifie pas que les entreprises doivent changer les fichiers qu’ils utilisent en interne.

Comment sont définies les opérateurs économiques ?

Opérateurs économiques de grande taille

Ceux dépassant, à la date de clôture du bilan de l’année 2019, les limites chiffrées d'au moins 2 des 3 critères suivants :

  • total du bilan : 20 millions d’€ ;
  • montant net du chiffre d'affaires : 40 millions d’€ ;
  • personnel employé à plein temps et en moyenne au cours de l’exercice : 250.

Opérateurs économiques de taille moyenne

Ceux ne dépassant pas, à la date de clôture du bilan de l’année 2019, les limites chiffrées d'au moins 2 des 3 critères suivants :

  • total du bilan : 20 millions d’€ ;
  • montant net du chiffre d'affaires : 40 millions d’€ ;
  • personnel employé à plein temps et en moyenne au cours de l’exercice : 250.

Opérateurs économiques de petite taille

Ceux ne dépassant pas, à la date de clôture du bilan de l’année 2019, les limites chiffrées d'au moins 2 des 3 critères suivants :

  • total du bilan: 4,4 millions d’€ ;
  • montant net du chiffre d’affaires: 8,8 millions d’€ ;
  • personnel employé à plein temps et en moyenne au cours de l'exercice : 50.

Si une entreprise n'a pas d'employés ?

Deux critères définissent la date d'application de la nouvelle loi :

  • chiffre du bilan
  • chiffre d'affaires

Est-ce qu’il faut considérer l'opérateur économique basé au Luxembourg ou le groupe ?

C’est l’opérateur économique qui signe le contrat, c’est-à-dire celui qui figure sur la facture qui est à considérer.

Quelles sont les solutions pour émettre une facture électronique ?

Un opérateur économique dispose de plusieurs options pour se rendre apte à émettre et transmettre des factures électroniques conformes via Peppol:

  • louer un point d'accès Peppol auprès d’un des nombreux prestataires de services spécialisés déjà actifs dans le domaine; et connecter l’application comptable au point d’accès
  • mettre en place lui-même un propre point d'accès Peppol, une approche qui ne fait probablement sens que pour des organismes d’une certaine taille qui disposent d’un propre service informatique expérimenté et disposant de suffisamment de ressources ;
  • utiliser un des logiciels de facturation ou de comptabilité (ERP), de plus en plus nombreux vu le succès grandissant de Peppol, qui intègrent déjà un abonnement/connexion Peppol.

Quelles sont les solutions alternatives non-automatisées ?

Afin de répondre aux besoins des opérateurs économiques qui ne disposent pas encore de capacités d'émission et de transmission automatisées de factures électroniques via Peppol, des solutions techniques alternatives non automatisées qui ne permettent que l'émission et la transmission manuelles et individuelles de factures électroniques sont mises à disposition des opérateurs économiques.

Rendez-vous sur le formulaire en ligne sur myGuichet permettant d'émettre et de transmettre une facture électronique conforme en saisissant manuellement dans les champs du formulaire les éléments constitutifs de cette facture.

Si vous voulez émettre et transmettre une facture électronique en téléchargeant une facture électronique déjà conforme, veuillez remplir ce formulaire en ligne.

Si on utilise la solution sur myguichet.lu, est-ce qu'il y a une possibilité de sauvegarder les informations de l’émetteur de la facture ?

Il y a les fonctionnalités normales, dans l’espace professionnel. Ces informations que vous indiquez dans cet espace (email, organisation etc) sont par défaut utilisées au formulaire. Normalement, le formulaire est prérempli avec vos données.

Les établissements publics peuvent-ils profiter du point d'accès du CTIE ?

Oui c’est une obligation, pour les organismes du secteur public qui n’ont pas encore mis en place une solution dans leur structure.

Note : l’émetteur et le destinataire ne doivent pas être enregistrés chez le même fournisseur d’accès

Dans la solution sur myguichet.lu, le prix unitaire est réduit à 2 décimales. Comment faire si vos prix unitaires sont à 4 décimales ?

Le Ministère de la Digitalisation va analyser plus en détail cette question. Peppol calcule les arrondis de manière très spécifique et il faut garantir que ce qui est fait dans les formulaires en ligne corresponde à ce qui est fait au niveau Peppol. Mais ils vont probablement permettre que la ligne prix unitaire puisse être de 4 chiffres après la virgule.

Qu’est-ce Peppol ?

Peppol est le réseau de livraison commun choisi pour permettre l'émission, la transmission et la réception automatisées de factures électroniques. Il est géré et maintenu par l’association internationale sans but lucratif de droit belge, OpenPeppol.

Peppol est conçu comme un réseau ouvert et interopérable par défaut qui permet à n'importe quel organisme, une fois qu'il a pris les mesures nécessaires pour disposer d'un point d’accès au réseau, de communiquer d'office dans les deux sens (envoi et réception) avec n'importe quel autre membre du réseau sans devoir faire un effort spécifique supplémentaire s'il veut envoyer ou recevoir des fichiers d'un nouvel organisme membre avec lequel il n'avait pas encore d'échange auparavant. 

Le réseau est, par ailleurs, aussi par défaut sécurisé, notamment via cryptage des communications entre deux points d’accès, et garantit par défaut la non-répudiation et utilise par défaut un format d'échange pour les factures électroniques conforme avec la version la plus récente de la norme européenne sur la facturation électronique.

Comment est-ce que Peppol fonctionne exactement ?

Réseau de livraison : système permettant d’envoyer entre deux points d’accès de manière sécurisé des documents électroniques structurés.

Il y a une connection (corner 1) via un ERP, un logiciel de facturation, de comptabilité qui envoie la facture. Ce backoffice doit être connecté au réseau Peppol qui fait l’envoi (corner 2). La facture est reçue (corner 3). Corner 3 renvoie la facture au destinataire final vers son logiciel comptable (ERP) (corner 4).

Peppol couvre juste le corner 2 et 3 et la connexion entre les deux. Peppol définit les standards, les critères et la communication. La communication se fait via internet mais c’est une communication cryptée, et sécurisée. Ce qui se passe entre les backoffices et les points d’accès doit être défini par chaque organisme lui-même. Ces connexions peuvent se faire via différentes manières. Peppol peut être utilisé dans le réseau mondial à condition que l’entreprise ait son ID Peppol. Peppol est très présent en Europe.

Les logiciels ne créent pas de factures conformes au standard Peppol, ils créent des fichiers XML et après ces fichiers sont transmis à un point d’accès qui s’occupe de la conversion des fichiers XML au standard Peppol.

Comment peut-on trouver des participants du réseau Peppol ?

Deux annuaires Peppol permettent de trouver des participants du réseau et leurs identifiants :

L’annuaire SML pour environnements de production et l’annuaire SMK pour environnements de test.

À l’heure actuelle, il n’est pas obligatoire pour les participants du réseau de publier leurs données dans ces annuaires. Tous les organismes ne peuvent donc pas y être trouvés. Néanmoins, tous les participants qui utiliseront le point d’accès Peppol du CTIE seront d’office publiés dans ces annuaires.

Comment utiliser l’environnement test dans Peppol ?

L’environnement test du point d’accès Peppol du CTIE est, comme l’environnement de production, en place depuis décembre 2016.

Tout opérateur économique peut envoyer des messages test vers ce serveur.

L’ID à utiliser pour l’adressage est :
lu10889245-test ou bien lu10889245 (n° TVA du CTIE) simplement

Les détails peuvent être trouvés ici.

Quels sont les identifiants à utiliser dans Peppol pour l’adressage ?

Pour l’instant l’identifiant à utiliser pour émettre une facture est le numéro TVA d’un organisme.

Dès que possible une codelist spécifique, à intégrer encore dans Peppol, sera proposée pour les n° d’identité du répertoire des personnes morales ;

ne seront autorisés plus que les n° d’identité du répertoire des personnes morales (pas avant le second semestre 2023).

  • Codelist à utiliser, à l’heure actuelle, dans Peppol pour les 2 types de numéros :
    9938, c’est-à-dire LU:VAT. Les numéros sont donc de type :
  • 9938:lu10061242 ou
  • 9938:12345678910

A-t-on un équivalent à l'accusé de réception avec Peppol ?

Le point d’accès peut envoyer une confirmation de la bonne réception de la facture.

Note : l’émetteur et le destinataire ne doivent pas être enregistrés chez le même fournisseur d’accès

Où peut-on trouver des fournisseurs de points d'accès Peppol ?

Vous trouverez une liste des fournisseurs certifiés Peppol, qui vous aident avec la location d’un point d’accès Peppol.

Ou vous pouvez contacter un prestataire accrédité pour le programme SME Packages – Digitalisation, si vous êtes intéressés à l’implémentation d’un ERP dans votre entreprise.

Quel est le format à utiliser ?

La norme européenne EN 16931 1 2017 +A 1 2019 (Edition 11 2019 définit les éléments d'information essentiels qu'une facture électronique doit contenir pour respecter la législation y compris fiscale) et garantir l'interopérabilité intersectorielle, nationale et transfrontalière.

La seconde partie CEN/TS 16931 2:2017 (Edition 06/2017) liste les syntaxes / langages approuvés :

  • XML UBL (Universal Business Language: langage d'affaire universel) défini dans la norme ISO/IEC 19845:2015 et maintenu par l'organisme sans but lucratif OASIS Open;
  • XML UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice) élaboré par le CEFACT-ONU, tel que spécifié dans les schémas XML 16B (SCRDM — CII).

/!\  Il faut privilégier le format UBL. L'utilisation du format UN/CEFACT CII risque de ne pas être géré par un grand nombre de points d'accès.

Quelles sont les spécifications du standard Peppol BIS Billing 3.0 ?

Une CIUS (Core Invoice Usage Specification) conforme à la norme européenne commune EN 16931-1:2017 utilise UBL comme syntaxe et permet d’ajouter des pièces jointes.

Plus de détails sur Peppol BIS (Business Interoperability Specifications) Billing 3.0 ici.

Comment obtenir un Global Location Number (GLN) pour Peppol?

Pas besoin du GLN pour Peppol, vous avez juste besoin d’un Peppol ID (avec le matricule ou le numéro de TVA) et avoir un prestataire de service qui va vous définir sur un point d’accès.

Le format de la facturation électronique (XML) ?

Est-ce que le format XML-Xrechnung génère en standard par les ERPs est accepté par l'Etat et Peppol?

Oui

Comment faire valider la conformité d’un fichier XML ?

Vous pouvez faire valider la conformité de votre fichier XML sur Schematron ou sur la page web dédiée à la validation de fichiers XML.

Peut-on envoyer des factures XML par e-mail ?

Non

Est-ce que seul le fichier XML de la facture est transmis ou bien avec le PDF ?

Seul le fichier XML doit être transmis, mais on peut aussi transmettre des pièces jointes.

Est-ce que le fichier XML dans le cadre de cette loi répond aux exigences TVA pour éviter les soucis de non-déductibilité ?

L’aspect TVA n’est pas couvert dans cette directive à ce jour. La norme qui est utilisée au niveau de Peppol est conforme à la norme européenne : EN 16931 1. Il n’y a pas de lien direct pour le moment avec la législation et ce qui se fait au niveau TVA.

Il y aura cette année une nouvelle proposition pour une nouvelle directive au niveau de la TVA.

La gestion d'une facture

Comment cela se passe lorsque les factures passent par des intermédiaires pour valider le paiement ?

Tout ce qui se passe avant ou après l’envoi de la facture n’est pas du ressort de Peppol. Les procédures peuvent se faire comme d’habitude.

Comment sont gérés les critères 'non comptables' d'une facture ? Par exemple : retenue de garantie.

Le format Peppol contient beaucoup de champs. Chacun peut contacter son propre provider Peppol.

 

Comment la Chambre de Commerce s’organise ?

Envoi de factures:

A partir du 18 mai 2022, l’envoi de factures à des organismes du secteur public, à de ministères ou à des administrations de l’État doit être réalisé exclusivement sous le format électronique prévu par la loi précitée, en utilisant le réseau PEPPOL (via le point d’accès de l’Etat Luxembourgeois du CTIE). L’encodage des factures visées se fera toujours par la personne concernée dans notre ERP (SAP). L’envoi des factures au client se fera par service comptabilité via le réseau PEPPOL. Nous vous saurions gré de ne plus envoyer de factures à destination des organismes du secteur public, à de ministères ou à des administrations de l’État par PDF ou voie postale.

Réception de factures:

En ce qui concerne la réception des factures, la Chambre de Commerce est connectée depuis le 18 mai 2022 au réseau PEPPOL et les factures électroniques sont redirigées automatiquement au service comptabilité. Dans ce cadre, il est important de transférer préalablement l’identifiant PEPPOL de la Chambre de Commerce: 9938:lu15427942 aux fournisseurs. Dépendant de la granularité exigée par le département comptable de l’entreprise, nous vous conseillons de demander aux fournisseurs de joindre une facture pdf à la facture électronique (XML) permettant d’effectuer un contrôle visuel et d'obtenir d’éventuelles compléments d’informations. Pour le moment, la Chambre de Commerce accepte toujours les factures sous format papier ou sous format PDF.

Pour toute question relative à ces informations, n'hésitez pas à contacter le service comptabilité.

Qui peut m’aider ?

La Chambre de Commerce a mis en place une « Helpline » au sein de sa House of Entrepreneurship dédiée aux questions relatives à la facturation électronique :

E-mail : digital@houseofentrepreneurship.lu

Tél. : (+352) 42 39 39 840