Elektronische
Rechnung

Was ist eine elektrionische Rechnung oder E-Rechnung ?

Das Gesetz vom 13. Dezember 2021 zur Änderung des Gesetzes vom 16. Mai 2019 über die elektronische Rechnungsausstellung im Rahmen von öffentlichen Aufträgen und Konzessionsverträgen trat am 18. Dezember 2021 in Kraft, um die Verwendung der elektronischen Rechnung im Rahmen von öffentlichen Aufträgen zur Pflicht zu machen. Das Gesetz definiert eine elektronische Rechnung als: "eine Rechnung, die in einer strukturierten elektronischen Form ausgestellt, übermittelt und empfangen wurde, die eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht, jede gleichwertige Zahlungsaufforderung, die dieselben Bedingungen erfüllt, oder jedes Dokument oder jede Nachricht, die die ursprüngliche Rechnung ändert und spezifisch und unmissverständlich auf sie verweist, die dieselben Bedingungen erfüllt".

Rechtlicher Rahmen für die elektronische Rechnungs im öffentlichen Markt

Das Gesetz vom 13. Dezember 2021 zur Änderung des Gesetzes vom 16. Mai 2019 über die elektronische Rechnungsausstellung im Rahmen von öffentlichen Aufträgen und Konzessionsverträgen geändert werden, um die Verwendung der elektronischen Rechnung im Rahmen von öffentlichen Aufträgen und Konzessionsverträgen verbindlich vorzuschreiben.

Die Handelskammer unterstützt die diesem Gesetz zugrunde liegende Initiative voll und ganz, da der Einsatz der elektronischen Rechnungsausstellung langfristig zu einer Verwaltungsvereinfachung führen kann, die es ermöglicht, das Rechnungsverfahren zu beschleunigen und zu vereinfachen und gleichzeitig die Kosten für die Unternehmen zu senken.

Auswirkungen auf Unternehmen

Das Gesetz macht die Ausstellung elektronischer Rechnungen durch Wirtschaftsakteure im Rahmen von öffentlichen Aufträgen oder Konzessionsverträgen (B2G) verpflichtend, um die Unternehmen dazu zu bewegen, sich rasch mit den notwendigen Mitteln auszustatten, um elektronische Rechnungen auszustellen, zu übermitteln und gegebenenfalls zu empfangen.

Termine zum Vormerken

Das Gesetz sieht ein Inkrafttreten vor, das je nach Größe der betroffenen Unternehmen zwischen dem 18. Mai 2022 und dem 18. März 2023 gestaffelt ist :

  • für große Wirtschaftsakteure 5 Monate nach Inkrafttreten des Gesetzes, d. h. am 18. Mai 2022;
  • für mittelgroße Wirtschaftsakteure 10 Monate nach Inkrafttreten des Gesetzes, d. h. am 18. Oktober 2022;
  • kleine und neu gegründete Wirtschaftsbeteiligte 15 Monate nach Inkrafttreten des Gesetzes, d. h. am 18. März 2023.

Abgesehen von diesem Rechtsrahmen ist die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung ein wichtiger Hebel für die Transformation und Rentabilität in allen Sektoren und insbesondere für den Handel zwischen Unternehmen (B2B).

Warum die elektronische Rechnung?

Die Nutzung der elektronischen Rechnungsausstellung führt zu erheblichen Einsparungen und Effizienzsteigerungen, insbesondere durch die Nutzung folgender Vorteile:  

  • Schnelligkeit der Bearbeitung,
  • erhebliche Senkung der Bearbeitungskosten,
  • bessere Nachvollziehbarkeit der Rechnungen,
  • Verringerung der Zahl der Rechtsstreitigkeiten,
  • Beschleunigung der Zahlungsfristen,
  • Erleichterung der Einsichtnahme und Archivierung,
  • erleichterte Buchhaltung,
  • Höhere Sicherheit der Daten.

Da es sich um eine Verpflichtung für den B2G-Bereich (Business to Government) handelt, wird die Umstellung auf die elektronische Rechnung allen Unternehmen, die noch nicht von diesem Gesetz betroffen sind, dringend empfohlen und angeraten. Tatsächlich wird jedes Unternehmen ein Interesse daran haben, auf die Digitalisierung und damit schrittweise auf die Standardisierung der elektronischen Rechnungsstellung umzusteigen. Dieser Übergang wird den Unternehmen einen erheblichen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Wie nutze ich die elektronische Rechnungsausstellung?

Die Verwendung eines einheitlichen Zustellungsnetzes :

Das gemeinsame Liefernetzwerk aller Auftraggeber für den automatisierten Empfang elektronischer Rechnungen, wird PEPPOL sein. PEPPOL, für Pan European Public Procurement OnLine, ist ein Netzwerk für den Austausch von Rechnungen, das seit 2012 von der internationalen gemeinnützigen Vereinigung nach belgischem Recht OpenPEPPOL verwaltet und von zahlreichen Ländern genutzt wird.

Die Unternehmen müssen somit :

  • dieses durch großherzogliche Verordnung bestimmte "Liefernetz" für die Übermittlung elektronischer Rechnungen nutzen,
  • sich an die europäische Norm halten.

Die europäische Norm EN 16931 1 2017 +A 1 2019 (Ausgabe 11 2019 definiert die wesentlichen Informationselemente, die eine elektronische Rechnung enthalten muss, um die Gesetzgebung einschließlich der Steuergesetzgebung einzuhalten) und gewährleistet die branchenübergreifende, nationale und grenzüberschreitende Interoperabilität.

Der zweite Teil CEN/TS 16931 2:2017 (Ausgabe 06/2017) listet die zugelassenen Syntaxen / Sprachen auf :

  • XML UBL (Universal Business Language), definiert in der Norm ISO/IEC 19845:2015 und gepflegt von der gemeinnützigen Organisation OASIS Open;
  • XML UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice), entwickelt von der UN/CEFACT, wie in den XML-Schemata 16B (SCRDM - CII) spezifiziert.

Ein Wirtschaftsakteur hat mehrere Möglichkeiten, sich für die Ausstellung und Übermittlung konformer elektronischer Rechnungen über Peppol fit zu machen:

  • einen Peppol-Zugangspunkt bei einem der vielen spezialisierten Dienstleister mieten, die bereits in diesem Bereich tätig sind;
  • einen eigenen Peppol-Zugangspunkt einrichten, was wahrscheinlich nur für größere Organisationen sinnvoll ist, die über eine eigene IT-Abteilung mit ausreichend Erfahrung und Ressourcen verfügen;
  • eine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware (ERP) verwenden, die aufgrund des zunehmenden Erfolgs von Peppol immer häufiger eingesetzt wird und die es standardmäßig ermöglicht, konforme Rechnungen über Peppol zu versenden.

Um den Bedürfnissen der Wirtschaftsbeteiligten gerecht zu werden, die noch nicht über die Möglichkeit verfügen, elektronische Rechnungen automatisiert über Peppol auszustellen und zu übermitteln, werden den Wirtschaftsbeteiligten alternative, nicht automatisierte technische Lösungen zur Verfügung gestellt, die nur die manuelle und individuelle Ausstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen ermöglichen, bevor die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsausstellung für die ersten Wirtschaftsbeteiligten in Kraft tritt.

Diese alternativen Lösungen werden zweierlei Art sein:

  • Ein Online-Formular für die Ausstellung und Übermittlung einer konformen elektronischen Rechnung, bei der die Bestandteile der Rechnung manuell in die Felder des Formulars eingegeben und das ausgefüllte Formular abgeschickt wird;
  • Ein Online-Formular für die Ausstellung und Übermittlung einer konformen elektronischen Rechnung, indem eine bereits konforme elektronische Rechnung hochgeladen und über das ausgefüllte Formular eingereicht wird. (Siehe Text des Ministeriums in Französisch)

Begleitungen im Bereich der elektronischen Rechnung

Es muss festgestellt werden, dass eine große Anzahl von Unternehmen nicht über diese Verpflichtung informiert ist. Die Handelskammer bietet Informationsveranstaltungen an, um sie zu sensibilisieren und ihnen die Möglichkeit zu geben, sich mit Experten auf diesem Gebiet auszutauschen.

Zusätzlich zu diesen kostenlosen Online Workshops hat die Handelskammer einen praktischen Leitfaden in English veröffentlicht, in dem alle nützlichen Informationen zur elektronischen Rechnungsausstellung zusammengefasst sind: Vorstellung des rechtlichen Rahmens, Erklärung der elektronischen Rechnungsausstellung, Vorteile, Erfahrungsberichte, Einführung in die verschiedenen Arten der Begleitung und zahlreiche praktische Informationen. Die Handelskammer wird die luxemburgischen Unternehmen bei diesem digitalen Übergang begleiten, damit dieser eine Gelegenheit zur Entwicklung von Dienstleistungen und zur Kostensenkung bietet.

Es wird eine maßgeschneiderte Begleitung angeboten, um mit dem Programm Fit 4 Digital Packages eine Lösung für die elektronische Rechnungsausstellung im Unternehmen zu implementieren. Diese Begleitung ermöglicht es, einen Zuschuss in Höhe von 5.000 Euro zu erhalten, der von der Generaldirektion für Mittelstand des Wirtschaftsministeriums in Zusammenarbeit mit Luxinnovation und dem House of Entrepreneurship ausgestellt wird.

Um förderfähig zu sein und diese Unterstützung zu erhalten, muss ein Unternehmen die folgenden kumulativen Kriterien erfüllen:

  • Es muss seinen Hauptsitz in Luxemburg haben.
  • höchstens 50 Beschäftigte haben
  • über eine von der Direction générale des Classes moyennes erteilte Niederlassungsgenehmigung verfügen
  • Es darf keine von staatlichen Beihilfen ausgeschlossene Tätigkeit ausüben, die in den Vorschriften genannt ist.

Die Handelskammer wird die Unternehmen auch über die neuen Möglichkeiten im Bereich der Mehrwertdienste informieren, die im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung entwickelt werden sollen.

Wer kann mir behilflich sein ?

  • House of Entrepreneurship

Das House of Entrepreneurship bringt alle an der Wertschöpfungskette der Unternehmensgründung in Luxemburg beteiligten Akteure zusammen und bietet eine Reihe von Dienstleistungen für Unternehmen während ihres gesamten Lebenszyklus an (Informationen zur Gründung, Entwicklung und Übertragung von Unternehmen, Digitalisierung, Finanzierung, Vernetzung oder Verwaltung von Exportdokumenten).

Kontaktieren Sie uns über E-Mail : digital@houseofentrepreneurship.lu oder per Telefon +352 42 39 39 840.

  • E-Invoicing-Seite des Ministeriums für Digitalisierung in Französisch hier

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