Häufig gestellte Fragen

Das neue Gesetz, das am 18. Dezember 2021 in Kraft trat, definiert die elektronische Rechnung als : "eine Rechnung, die in einer strukturierten elektronischen Form ausgestellt, übermittelt und empfangen wurde, die ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht, jede gleichwertige Zahlungsaufforderung, die dieselben Bedingungen erfüllt, oder jedes Dokument oder jede Nachricht, die die ursprüngliche Rechnung ändert und spezifisch und unmissverständlich auf sie verweist, die dieselben Bedingungen erfüllt, d. h. eine XML-Datei oder eine Datei, die XML enthält, und nicht einfach ein unstrukturiertes PDF-, Word- oder anderes Dokument, das daher nicht alle Elemente der Rechnung als separate und standardisierte Attribute enthält, die von einem Computer automatisch gelesen werden können".

Unabhängig von der Branche, sind alle Wirtschaftsteilnehmer betroffen, die im Rahmen von öffentlichen Aufträgen und Konzessionsverträgen Rechnungen an öffentliche Einrichtungen senden. Öffentliche Aufträge betreffen nicht nur Angebote, sondern alle Rechnungen, die an eine öffentliche Stelle ausgestellt werden und dies ohne Untergrenze.

Was sind öffentliche Aufträge und Konzessionsverträge?

Schriftlich geschlossene entgeltliche Verträge zwischen einem oder mehreren Wirtschaftsteilnehmern und einem oder mehreren öffentlichen Auftraggebern über die Ausführung von Bauleistungen, die Lieferung von Waren oder die Erbringung von Dienstleistungen (Art. 3 des geänderten Gesetzes vom 8. April 2018 über öffentliche Aufträge): Jede Rechnung, die im Rahmen eines schriftlich geschlossenen Vertrags an eine öffentliche Stelle gesendet wird, fällt somit unter den Anwendungsbereich des Gesetzes und muss eine konforme elektronische Rechnung sein, unabhängig vom Betrag und der Art des Verfahrens, das für den Abschluss des öffentlichen Auftrags verwendet wurde.

Was ist eine öffentliche Einrichtung?

Eine Einrichtung (Staat, Gemeinden, Einrichtungen des öffentlichen Rechts, von diesen Behörden oder Einrichtungen des öffentlichen Rechts gebildete Verbände usw.), die im Rahmen eines öffentlichen Auftrags Bauleistungen, Produkte oder Dienstleistungen erwirbt, oder, anders ausgedrückt, jeder Auftraggeber, der in den Anwendungsbereich eines der in Artikel 1 des geänderten Gesetzes vom 16. Mai 2019 über die elektronische Rechnungsstellung genannten Gesetze fällt.

Ist ein GIE (Wirtschaftliche Interessengemeinschaft), bei der ein Teil der Mitglieder Einrichtungen des öffentlichen Sektors sind, ebenfalls von diesem neuen Gesetz betroffen?

Man muss sich auf das Gesetz beziehen:

• Definition von "öffentlich-rechtlicher Einrichtung" in Art. 2 Buchstabe d des geänderten Gesetzes vom 8. April 2018 über das öffentliche Auftragswesen
  • "jede Einrichtung, die alle folgenden Merkmale aufweist:

1. Es wurde zu dem Zweck geschaffen, im Allgemeininteresse liegende Aufgaben, die nicht gewerblicher Art sind, besonders zu erfüllen;
2. Es besitzt Rechtspersönlichkeit; und
3. Es wird mehrheitlich vom Staat, von den Gemeinden oder von anderen Einrichtungen des öffentlichen Rechts finanziert, oder die Verwaltung unterliegt der Kontrolle dieser Behörden oder Einrichtungen, oder ihr Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorgan besteht aus Mitgliedern, von denen mehr als die Hälfte vom Staat, von den Gemeinden oder von anderen Einrichtungen des öffentlichen Rechts ernannt werden."

Beispiele: Staat, Gemeinde, Gerichte, Gemeindeverband, Einrichtungen des öffentlichen Rechts, Ministerium, Verwaltung, Justiz, GIE, VoG. Damit werden alle Einrichtungen zusammengefasst, die zu mehr als 50% vom Staat kontrolliert oder finanziert werden.

Für Wirtschaftsteilnehmer:

• im Rahmen der öffentlichen Auftragsvergabe nur konforme elektronische Rechnungen ausstellen und übermitteln (Art. 4a);
• für diese Sendung und Übertragung entweder das gemeinsame Liefernetzwerk Peppol oder eine der zugelassenen alternativen, nicht-automatisierten, technischen Lösungen verwenden.

Für öffentliche Einrichtungen:

• konforme elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten;
• für den automatisierten Empfang elektronischer Rechnungen das gemeinsame Zustellnetz Peppol und, solange sie keinen eigenen Peppol-Zugangspunkt haben, den Zugangspunkt des CTIE (Zentrum für Informationstechnologien des Staates) nutzen.

Für Ministerien und staatliche Verwaltungen:

• den Peppol-Zugangspunkt des CTIE nutzen

Anmerkung: Dieses Verfahren betrifft auch Gutschriften und Stornierungen von Rechnungen.

Welche Folgen hat die Nichteinhaltung der Pflichten?

Für öffentliche Einrichtungen:

• Einschaltung des zuständigen Ministeriums;
• Vertragsverletzungsverfahren der Europäischen Kommission gegen Luxemburg;
• Klage eines Wirtschaftsteilnehmers.

Für Wirtschaftsteilnehmer:

• potenziell die Nichtbezahlung ihrer Rechnungen;
• Rechnung nicht gemäß den gesetzlichen Verpflichtungen ausgestellt;

Da der Gläubiger seinen gesetzlichen Verpflichtungen nicht nachgekommen ist, ist es unmöglich, sich auf eine verspätete Zahlung oder Verzugszinsen zu berufen (Art. 4 § 1 des geänderten Gesetzes vom 18. April 2004 über Zahlungsfristen und Verzugszinsen).

Wenn die öffentliche Einrichtung nicht bereit ist, wie werden ihr dann unsere elektronischen Rechnungen übermittelt?

Dem Ministerium für Digitalisierung muss mittgeteilt werden, um welche Einrichtung es sich handelt. Das Ministerium für Digitalisierung kann sich mit ihr in Verbindung setzen und sie an ihre Verpflichtung erinnern. Sobald sie die Kennung erhalten hat, kann das Ministerium für Digitalisierung sie auf dem Zugangspunkt des CTIE festlegen.

Muss ein Unternehmen, das noch nicht von den gesetzlich festgelegten Fristen betroffen ist, bereits in der Lage sein, Rechnungen mithilfe eines elektronischen Rechnungstellungssystems zu empfangen?

Nein, mit dem Gesetz von 2019 wurde die Verpflichtung für öffentliche Einrichtungen geschaffen, Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Das Gesetz von Dezember 2021 hebt hervor, dass Unternehmen nicht verpflichtet sind, konforme elektronische Rechnungen zu empfangen, obwohl sie elektronische Rechnungen erhalten können, sobald sie einen Peppol-Zugangspunkt eingerichtet haben.

Das Gesetz sieht ein Inkrafttreten vor, das je nach Größe der betroffenen Unternehmen zwischen dem 18. Mai 2022 und dem 18. März 2023 gestaffelt ist:

• für große Wirtschaftsakteure fünf Monate nach Inkrafttreten des Gesetzes, d. h. am 18. Mai 2022;
• für mittelgroße Wirtschaftsteilnehmer 10 Monate nach Inkrafttreten, d. h. am 18. Oktober 2022;
• kleine und neu gegründete Wirtschaftsakteure 15 Monate nach Inkrafttreten, d. h. am 18. März 2023.

Ist ein Datum für B2B/B2C in Bezug auf die Verpflichtung vorgesehen?

Nein, aber das neue Gesetz soll Unternehmen dazu bringen, elektronisch abzurechnen.

Wird das Format der Inhalte in den nächsten fünf Jahren ändern?

Ja, das ist möglich. Die Änderungen werden allerdings auf der Ebene von Peppol in ihrem Standard stattfinden. Das bedeutet nicht, dass Unternehmen die Dateien, die sie intern verwenden, ändern müssen.

Große Wirtschaftsbeteiligte

Diejenigen, die am Bilanzstichtag des Jahres 2019 die Zahlengrenzen von mindestens 2 der 3 folgenden Kriterien überschreiten:

• Bilanzsumme: 20 Millionen €;
• Nettoumsatz: 40 Millionen €;
• während des Geschäftsjahres durchschnittlich vollzeitlich beschäftigte Mitarbeiter: 250.

Mittelgroße Wirtschaftsakteure

Jene, die zum Bilanzstichtag des Jahres 2019 die Zahlengrenzen von mindestens 2 der folgenden 3 Kriterien nicht überschreiten:

• Bilanzsumme: 20 Millionen €;
• Nettoumsatz: 40 Millionen €;
• während des Geschäftsjahres durchschnittlich vollzeitlich beschäftigte Mitarbeiter: 250.

Kleine Wirtschaftsbeteiligte

Jene, die zum Bilanzstichtag des Jahres 2019 die Zahlengrenzen von mindestens 2 der folgenden 3 Kriterien nicht überschreiten:

• Bilanzsumme: 4,4 Millionen €;
• Nettoumsatz: 8,8 Millionen €;
• während des Geschäftsjahres durchschnittlich vollzeitlich beschäftigte Mitarbeiter: 50.

Wie wird die Größe eines Wirtschaftsteilnehmers definiert, wenn es keine Mitarbeiter hat?

Es gibt zwei Kriterien, die den Zeitpunkt des Inkrafttretens des Gesetzes definieren:

• Bilanzziffer
• Umsatz

Ist der in Luxemburg ansässige Wirtschaftsteilnehmer, oder die Gruppe zu betrachten, um die Größe zu definieren?

Es ist der Wirtschaftsteilnehmer, der den Vertrag unterzeichnet, d. h. derjenige, der auf der Rechnung steht, der zu berücksichtigen ist, um die Größe des Unternehmens zu definieren.

Ein Wirtschaftsbeteiligter hat mehrere Möglichkeiten, sich für die Ausstellung und Übermittlung konformer elektronischer Rechnungen über Peppol zu qualifizieren:

• einen Peppol-Zugangspunkt bei einem der vielen spezialisierten Dienstleister mieten, die bereits in diesem Bereich tätig sind, und die Buchhaltungsanwendung mit dem Zugangspunkt verbinden.
• selbst einen eigenen Peppol-Zugangspunkt einrichten, ein Ansatz, der wahrscheinlich nur für Organisationen einer gewissen Größe sinnvoll ist, die über eine eigene erfahrene IT-Abteilung mit ausreichenden Ressourcen verfügen;
• eine der Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware (ERP) verwenden, von denen es angesichts des wachsenden Erfolgs von Peppol immer mehr gibt und die bereits ein Peppol-Abonnement/eine Peppol-Verbindung integriert haben.

Welche nicht-automatisierten Alternativen gibt es?

Um den Bedürfnissen der Wirtschaftsbeteiligten gerecht zu werden, die noch nicht über Kapazitäten für die automatisierte Ausstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen über Peppol verfügen, werden den Wirtschaftsbeteiligten alternative, nicht automatisierte technische Lösungen zur Verfügung gestellt, die nur die manuelle und individuelle Ausstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen ermöglichen.

Gehen Sie zum Online-Formular auf Guichet, mit dem Sie eine konforme elektronische Rechnung ausstellen und übermitteln können, indem Sie die Bestandteile der Rechnung manuell in die Felder des Formulars eingeben.

Wenn Sie eine elektronische Rechnung ausstellen und übermitteln möchten, indem Sie eine bereits konforme elektronische Rechnung hochladen, füllen Sie bitte dieses Online-Formular aus.

Finden sie hier erläuternde Videos zur elektronischen Rechnungsausstellung :

Erläuternde Videos

Wenn man die Lösung auf myguichet.lu nutzt, gibt es dann eine Möglichkeit, die Informationen des Rechnungsstellers zu speichern?

Es gibt die normalen Funktionen im professionellen Bereich auf myguichet.lu. Die Informationen, die Sie in diesem Bereich angeben (E-Mail, Organisation usw.), werden standardmäßig für das Formular verwendet. Normalerweise ist das Formular mit Ihren Daten vorausgefüllt.

Können öffentliche Einrichtungen den Zugangspunkt des CTIE nutzen?

Ja, es ist eine Pflicht, für öffentliche Einrichtungen, die noch keine Lösung in ihrer Struktur implementiert haben, den Zugangspunkt des CTIE zu benutzen.

Hinweis: Sender und Empfänger müsse nicht unbedingt beim selben Provider registriert sein.

In der Lösung auf myguichet.lu wird der Preis pro Einheit auf 2 Dezimalstellen reduziert. Wie geht man vor, wenn die Einheitspreise auf 4 Dezimalstellen reduziert sind?

Das Ministerium für Digitalisierung wird diese Frage genauer analysieren. Peppol berechnet Rundungen auf sehr spezifische Weise und es muss sichergestellt werden, dass das, was im Online-Formular gemacht wird, mit dem übereinstimmt, was auf Peppol-Ebene gemacht wird. Aber die Zeile „Preis-pro-Einheit“ wird wahrscheinlich vier Kommastellen haben können.

Peppol ist das gemeinsame Liefernetzwerk, das ausgewählt wurde, um die automatisierte Ausstellung, Übertragung und den Empfang von elektronischen Rechnungen zu ermöglichen. Es wird von der internationalen Non-Profit-Organisation nach belgischem Recht verwaltet und gepflegt: OpenPeppol.

Peppol ist standardmäßig als offenes und interoperables Netzwerk konzipiert, das es jeder Organisation, sobald sie die notwendigen Schritte unternommen hat, um einen Zugangspunkt zum Netzwerk zu haben, ermöglicht, von sich aus in beide Richtungen (Senden und Empfangen) mit jedem anderen Mitglied des Netzwerks zu kommunizieren, ohne dass sie einen besonderen zusätzlichen Aufwand betreiben muss, wenn sie Dateien von einer neuen Mitgliedsorganisation, mit der sie zuvor noch keinen Austausch hatte, senden oder empfangen möchte.

Das Netzwerk ist darüber hinaus auch standardmäßig sicher, insbesondere durch Verschlüsselung der Kommunikation zwischen zwei Zugangspunkten, und garantiert standardmäßig die Nichtabstreitbarkeit und verwendet standardmäßig ein Austauschformat für elektronische Rechnungen, das mit der neuesten Version der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung übereinstimmt.

Wie genau funktioniert Peppol?

Zustellnetz: Ein System, mit dem strukturierte elektronische Dokumente zwischen zwei Zugangspunkten auf sichere Weise versendet werden können. Es gibt eine Verbindung (Corner 1) über ein ERP, eine Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware, die die Rechnung versendet. Dieses Backoffice muss mit dem Peppol-Netzwerk verbunden sein, das den Versand vornimmt (Corner 2). Die Rechnung wird empfangen (Corner 3). Corner 3 sendet die Rechnung an den Endempfänger an seine Buchhaltungssoftware (ERP) zurück (Corner 4).

Peppol deckt nur Corner 2 und 3 und die Verbindung zwischen den beiden ab. Peppol definiert die Standards, die Kriterien und die Kommunikation. Die Kommunikation findet über das Internet statt, aber es ist eine verschlüsselte und sichere Kommunikation. Was zwischen den Backoffices und den Zugangspunkten passiert, muss von jeder Organisation selbst definiert werden. Diese Verbindungen können über verschiedene Wege hergestellt werden. Peppol kann im weltweiten Netz verwendet werden, sofern das Unternehmen seine Peppol-ID hat. Peppol ist in Europa stark vertreten.

Die Software erstellt keine Rechnungen, die dem Peppol-Standard entsprechen, sie erstellt XML-Dateien und danach werden diese Dateien an einen Zugangspunkt weitergeleitet, der sich um die Umwandlung der XML-Dateien in den Peppol-Standard kümmert.

Wie kann man Teilnehmer des Peppol-Netzwerks finden?

Zwei Peppol-Verzeichnisse ermöglichen es, Netzwerkteilnehmer und ihre IDs zu finden: Das Verzeichnis für Produktionsumgebungen und das Verzeichnis für Testumgebungen.

Derzeit ist es für die Teilnehmer des Netzwerks nicht verpflichtend, ihre Daten in diesen Verzeichnissen zu veröffentlichen. Daher können nicht alle öffentliche Einrichtungen dort gefunden werden. Dennoch werden alle Teilnehmer, die den Peppol-Zugangspunkt des CTIE nutzen, automatisch in diesen Verzeichnissen veröffentlicht.

Wie nutze ich die Testumgebung in Peppol?

Die Testumgebung des Peppol-Zugangspunkts des CTIE ist, wie die Produktionsumgebung, seit Dezember 2016 eingerichtet. Jeder Wirtschaftsteilnehmer kann Testnachrichten an diesen Server senden.

Die für die Adressierung zu verwendende ID lautet:

• lu10889245-test oder
• lu10889245 (CTIE-Mehrwertsteuernummer)

Details können hier gefunden werden.

Welche ID soll in Peppol für die Adressierung verwendet werden?

Derzeit ist die für die Ausstellung einer Rechnung zu verwendende Kennung die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer einer Organisation. So bald wie möglich wird eine spezielle Codeliste, für die Identitätsnummern im Verzeichnis der juristischen Personen angeboten, die noch in Peppol integriert werden, muss. Dann werden nur noch Identitätsnummern aus dem Verzeichnis juristischer Personen zugelassen (nicht vor der zweiten Hälfte des Jahres 2023).

• Codeliste, die derzeit in Peppol für beide Arten von Nummern zu verwenden ist:
  9938, d. h. LU:VAT.

Die Nummern sind also vom Typ:

• 9938:lu10061242 oder
• 9938:12345678910

Gibt es ein Äquivalent zur Empfangsbestätigung mit Peppol?

Der Zugangspunkt kann eine Bestätigung über den erfolgreichen Empfang der Rechnung senden.

Hinweis: Sender und Empfänger dürfen nicht beim selben Provider registriert sein.

Wo findet man Anbieter von Peppol-Zugangspunkten?

Hier finden Sie eine Liste von Peppol-zertifizierten Anbietern, die Ihnen bei der Anmietung eines Peppol-Zugangspunkts behilflich sind.

Sie können sich auch an einen für das Programm SME Packages - Digitalisierung akkreditierten Anbieter wenden, wenn Sie daran interessiert sind, einen ERP-System in Ihr Unternehmen zu implementieren.

Welches Format sollte verwendet werden?

Die europäische Norm EN 16931 1 2017 +A 1 2019 (Ausgabe 11 2019) definiert die wesentlichen Informationselemente, die eine elektronische Rechnung enthalten muss, um die Gesetzgebung (einschließlich der Steuergesetzgebung) einzuhalten und die branchenübergreifende, nationale und grenzüberschreitende Interoperabilität zu gewährleisten.

Der zweite Teil CEN/TS 16931 2:2017 (Ausgabe 06/2017) listet die zugelassenen Syntaxen / Sprachen:

• XML UBL (Universal Business Language), definiert in der Norm ISO/IEC 19845:2015 und gepflegt von der gemeinnützigen Organisation OASIS Open;
• XML UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice), entwickelt von UN/CEFACT, wie in den XML-Schemata 16B (SCRDM - CII) spezifiziert.

/!\ Das UBL-Format ist zu bevorzugen. Die Verwendung des Formats UN/CEFACT CII könnte von einer großen Anzahl von Zugangspunkten nicht verarbeitet werden.

Was sind die Spezifikationen des Peppol BIS Billing 3.0 Standards?

Eine CIUS (Core Invoice Usage Specification), die der gemeinsamen europäischen Norm EN 16931-1:2017 entspricht, verwendet UBL als Syntax und ermöglicht das Hinzufügen von Anhängen.

Weitere Details zu Peppol BIS (Business Interoperability Specifications) Billing 3.0 finden Sie hier.

Wie bekomme ich eine Global Location Number (GLN) für Peppol?

Sie brauchen keinen GLN für Peppol, Sie brauchen nur eine Peppol-ID (mit Personalnummer oder Steuernummer) und einen Dienstleister, der Sie auf einen Zugangspunkt setzt.

Wird das von den ERPs standardmäßig erzeugte XML-X Rechnung-Format vom Staat und von Peppol akzeptiert?

Ja

Wie kann ich die Konformität einer XML-Datei bestätigen lassen?

Sie können die Konformität Ihrer XML-Datei validieren lassen auf Schematron oder auf der, für die Validierung von XML-Dateien eingerichteten Webseite.

Kann man XML-Rechnungen per E-Mail versenden?

Nein.

Wird nur die XML-Datei der Rechnung übertragen oder auch mit der PDF-Datei?

Nur die XML-Datei muss übertragen werden, aber man kann auch Anhänge übertragen.

Erfüllt die XML-Datei im Rahmen dieses Gesetzes die Mehrwertsteueranforderungen?

Der Mehrwertsteueraspekt ist in dieser Richtlinie bislang nicht abgedeckt. Der Standard, der auf Peppol-Ebene verwendet wird, entspricht dem europäischen Standard: EN 16931 1. Es gibt derzeit keinen direkten Zusammenhang mit der Gesetzgebung und dem, was auf der Ebene der Mehrwertsteuer getan wird.

In diesem Jahr wird es einen neuen Vorschlag für eine neue Richtlinie auf der Ebene der Mehrwertsteuer geben.

Wie ist es, wenn Rechnungen über einen Dritten laufen, um die Zahlung zu bestätigen?

Alles, was vor oder nach dem Versand der Rechnung geschieht, liegt nicht im Einflussbereich von Peppol. Die Verfahren können wie üblich durchgeführt werden.

Wie werden die 'nicht buchhalterischen' Kriterien einer Rechnung gehandhabt? Zum Beispiel: Einbehaltsrückzahlungsgarantien.

Das Peppol-Format enthält viele Felder. Jeder kann seinen eigenen Peppol-Provider kontaktieren.

Rechnungen versenden:

Ab dem 18. Mai 2022 muss der Versand von Rechnungen an Einrichtungen des öffentlichen Sektors, an Ministerien oder an staatliche Verwaltungen ausschließlich in dem im oben genannten Gesetz vorgesehenen elektronischen Format unter Verwendung des PEPPOL-Netzes (über den Zugangspunkt des luxemburgischen Staates der CTIE) erfolgen. Die Kodierung der visierten Rechnungen erfolgt stets durch die betreffende Person in unserem ERP (SAP). Der Versand der Rechnungen an den Kunden erfolgt durch die Buchhaltung über das PEPPOL-Netzwerk. Wir wären Ihnen dankbar, wenn Sie keine Rechnungen mehr an öffentliche Einrichtungen, Ministerien oder staatliche Behörden per PDF oder Post versenden würden.

Rechnungen empfangen:

Was den Empfang von Rechnungen betrifft, so ist die Handelskammer seit dem 18. Mai 2022 an das PEPPOL-Netzwerk angeschlossen und elektronische Rechnungen werden automatisch an die Buchhaltungsabteilung weitergeleitet. In diesem Zusammenhang ist es wichtig, dass die PEPPOL-ID der Handelskammer: 9938:lu15427942 vorab an die Lieferanten weitergeleitet wird. Abhängig von der Granularität, die die Buchhaltungsabteilung des Unternehmens verlangt, empfehlen wir Ihnen, die Lieferanten zu bitten, der elektronischen Rechnung (XML) eine PDF-Rechnung beizufügen, um eine visuelle Kontrolle durchzuführen und eventuell zusätzliche Informationen zu erhalten. Derzeit akzeptiert die Handelskammer noch Rechnungen in Papierform oder im PDF.

Für weitere Fragen können Sie sich an die Buchhaltung wenden.

Die Handelskammer hat in ihrem House of Entrepreneurship eine "Helpline" eingerichtet, die sich mit Fragen zur elektronischen Rechnungsstellung befasst:

E-mail : digital@houseofentrepreneurship.lu

Tél. : (+352) 42 39 39 840