Einen Hinweis bezüglich der Handelskammer melden
(Version vom 25. Februar 2025)

Einen Hinweis bezüglich der Handelskammer melden

Das Gesetz vom 16. Mai 2023 zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden (im Folgenden das „Gesetz vom 16. Mai 2023“) soll Personen (im Folgenden „Hinweisgeber“) schützen, die in einem beruflichen Kontext Verstöße melden (im Folgenden „Meldung(en)“).

Gemäß diesem Gesetz hat die Handelskammer einen Kanal eingerichtet, über den Hinweisgeber intern Verstöße melden können.

Was ist ein Hinweisgeber?

Ein Hinweisgeber (im Folgenden im Einklang mit der Richtlinie als „Hinweisgeber“ bezeichnet) ist eine Person, die Informationen über Verstöße, die angeblich von der Handelskammer begangen wurden, weitergibt (siehe die detaillierte Liste der möglichen Hinweisgeber unter Punkt 5).

Welche Verstöße können gemeldet werden?

Zu den Verstößen, die Gegenstand einer Meldung sein können, gehören alle Handlungen oder Unterlassungen, die:​

  • rechtswidrig sind oder ​
  • dem Ziel oder Zweck unmittelbar geltender Bestimmungen des nationalen oder Unionsrechts zuwiderlaufen;

(im Folgenden der „Verstoß“ oder die „Verstöße“).

Eine Meldung kann sich unter anderem auf Folgendes beziehen: 

  • Kriminelle Aktivitäten: z. B. die Erstellung falscher Rechnungen, um Gelder, die der Handelskammer gehören, auf eigene Konten umzuleiten; ​
  • Die Nichteinhaltung gesetzlicher oder aufsichtsrechtlicher Verpflichtungen: z. B. die vorsätzliche Unterlassung der Angabe steuerpflichtiger Einkünfte bei den Steuerbehörden;
  • Bestechung oder Korruption: z. B. die Annahme von Bestechungsgeldern oder teuren Geschenken für die Unterzeichnung eines von der Handelskammer geschlossenen Vertrags;​
  • Die unbefugte Offenlegung von vertraulichen Informationen: z. B. die Weitergabe sensibler Daten der Handelskammer wie beispielsweise Strategiepläne an Dritte;
  • Verhalten, das die Finanzlage der Handelskammer beeinträchtigt: z. B. der Abschluss eines nachteiligen Vertrags in Kenntnis der Sachlage;
  • Interessenkonflikte oder illegale Interessennahme: z. B. wenn ein leitender Angestellter Druck ausübt, damit ein Auftrag an eine Firma vergeben wird, an der er beteiligt ist, ohne diese Verbindung offenzulegen;
  • Die bewusste Verschleierung einer der oben genannten Problematiken: z. B. die Einschüchterung eines Mitarbeitenden, damit er eine illegale Aktivität nicht meldet, oder die Vernichtung von Dokumenten, die korrupte Aktivitäten belegen;
  • Eine Verletzung der Menschenrechte.


Nicht meldepflichtige Verstöße im Sinne des Gesetzes vom 16. Mai 2023 sind zum Beispiel:

  • Streitigkeiten über rein persönliche oder zwischenmenschliche Angelegenheiten, die nicht mit dem Allgemeininteresse in Verbindung stehen, wie z. B. Uneinigkeiten zwischen Mitarbeitenden der Handelskammer oder zwischen diesen und einem Dienstleister;
  • eine strafbare Handlung, die von einem Mitarbeitenden der Handelskammer in seinem Privatleben begangen wurde;

eine Beschwerde im Zusammenhang mit einem einmaligen Fehler einer Abteilung der Handelskammer, der sich nicht wiederholt und dem keine böse Absicht zugrunde liegt.

Wie kann ich eine interne Meldung vornehmen?

Eine interne Meldung bedeutet, dass Informationen über Verstöße innerhalb der Handelskammer mündlich oder schriftlich über den internen Meldekanal mitgeteilt werden, den die Handelskammer gemäß dem Gesetz vom 16. Mai 2023 eigens eingerichtet hat.

Dieser interne Meldekanal wird in einer sicheren Art und Weise konzipiert, eingerichtet und verwaltet, sodass die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und jeder anderen in einer Meldung erwähnten Person gewährleistet ist.

Um eine optimale Funktionsweise des internen Meldesystems zu gewährleisten, hat die Handelskammer Arendt & Medernach S.A. beauftragt, ihre Infrastruktur für den Meldekanal und ihr Fachwissen bei der Bearbeitung von Meldungen zur Verfügung zu stellen.

Das Gesetz vom 16. Mai 2023 sieht die Möglichkeit einer externen Meldung vor.

Dazu werden Informationen über Verstöße, die innerhalb der Handelskammer begangen worden sein sollen, mündlich oder schriftlich an eine andere Behörde als die Handelskammer gemeldet, d. h. an eine der 22 zuständigen Behörden in Luxemburg, die im Gesetz vom 16. Mai 2023 aufgeführt sind.

Personen, die Verstöße melden möchten, wird nahegelegt, die interne Meldung zu bevorzugen, um sicherzustellen, dass die Meldung so schnell und effizient wie möglich bearbeitet wird.  

 

Eine interne Meldung kann so bald wie möglich nach dem Zeitpunkt des Verstoßes oder der Feststellung des Verstoßes oder des möglichen Verstoßes erfolgen:

Schriftlich:

oder mündlich auf Anfrage des Hinweisgebers (per E-Mail oder Post an die oben genannten Adressen) im Rahmen eines persönlichen Treffens, das innerhalb eines angemessenen Zeitraums stattfindet.

Eine interne Meldung, die vorzugsweise auf Französisch oder Englisch formuliert wird, sollte Folgendes beinhalten:

  1. die Art des Verstoßes;
  2. die Identität der betroffenen Person(en), der/denen der Verstoß zugeschrieben wird;
  3. Datum/Daten und Uhrzeit(en), zu der (denen) der Verstoß begangen oder festgestellt wurde;
  4. die scheinbare Dauer des Verstoßes;
  5. die Namen möglicher Zeugen des Verstoßes und
  6. die von der Handelskammer (gegebenenfalls) bereits ergriffenen Maßnahmen zur Verhinderung oder Beendigung des Verstoßes.

Welches Maß an Vertraulichkeit wird bei der Meldung gewährleistet?

Die vom Hinweisgeber bereitgestellten Informationen werden im Rahmen des Möglichen und in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Verpflichtungen der Handelskammer und ihrer Verpflichtung, die Meldung gründlich zu prüfen, vertraulich behandelt.

Wenn der Hinweisgeber um Anonymität bittet oder eine interne Meldung anonym gemacht hat, werden sein Name, sein Geschlecht und alle anderen Informationen, die ihn identifizieren könnten, nicht offengelegt. Unter Umständen kann die Anonymität jedoch die Kontaktaufnahme mit dem Hinweisgeber und damit die Beschaffung von Informationen verhindern, die für die Untersuchung des Verstoßes, der Gegenstand der internen Meldung war, notwendig und nützlich sind. Ebenso kann die Anonymität möglicherweise die Durchführung vollständiger und/oder angemessener Untersuchungen verhindern.

Wer kann eine Meldung machen?

Jede Person, die eine berufliche Verbindung zur Handelskammer hat (oder hatte), kann eine Meldung machen, d. h.:

  • (derzeitige oder ehemalige) Arbeitnehmer, Praktikanten, Auszubildende der Handelskammer;
  • Personen, die den Einstellungsprozess bei der Handelskammer durchlaufen;
  • Beschäftigte von Auftragnehmern, Unterauftragnehmern und Lieferanten der Handelskammer sowie Personen, die an vorvertraglichen Verhandlungen beteiligt sind;
  • Ehrenamtliche;
  • Selbstständige, die Geschäftskontakte mit der Handelskammer pflegen;
  • Mitglieder der Leitungsorgane (gewählte effektive Mitglieder und Stellvertreter der Vollversammlung); und
  • Rechtsträger, die zu den Hinweisgebern gehören oder für diese arbeiten oder die mit diesen beruflich zu tun haben.

Unter welchen Bedingungen ist der Hinweisgeber durch das Gesetz vom 16. Mai 2023 geschützt?

 

Um vor allen Formen von Repressalien geschützt zu werden, die Hinweisgeber abschrecken oder einschüchtern könnten, muss die Meldung in gutem Glauben erfolgen und sich auf Verstöße beziehen, die in den Anwendungsbereich des Gesetzes vom 16. Mai 2023 fallen.

Hinweisgeber, die in böser Absicht handeln, müssen mit Sanktionen rechnen, die Geldstrafen von 1.500 bis 50.000 Euro sowie Haftstrafen zwischen acht (8) Tagen und drei (3) Monaten umfassen können.

Was passiert nach dem Eingang einer internen Meldung?

Dem Hinweisgeber wird innerhalb von sieben (7) Tagen nach Erhalt der internen Ausschreibung eine Empfangsbestätigung zugesandt.

Spätestens drei (3) Monate nach der Meldung erhält er eine Rückmeldung über die von der Handelskammer geplanten oder ergriffenen Folgemaßnahmen zur Bewertung der Richtigkeit der in der Meldung erhobenen Vorwürfe und gegebenenfalls zur Behebung des gemeldeten Verstoßes, einschließlich Maßnahmen wie interne Untersuchungen, Strafverfolgung oder Maßnahmen zur Wiedererlangung von Geldern, oder der Einstellung des Verfahrens sowie über die Gründe für diese Folgemaßnahmen.

Die Handelskammer wird, soweit möglich, dafür sorgen, dass der Hinweisgeber nach Abschluss der Untersuchung über die allgemeinen Schlussfolgerungen der Untersuchung und die gegebenenfalls ergriffenen oder zu ergreifenden Maßnahmen informiert wird.

Wie werden personenbezogene Daten im Zusammenhang mit einer Meldung geschützt?

Die personenbezogenen Daten der Hinweisgeber und der Personen, die von der Meldung und/oder der anschließenden Untersuchung betroffen sind, werden von der Handelskammer und Arendt & Medernach S.A. gemäß der Verordnung EU 2016/679 vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) und den luxemburgischen Gesetzen zum Schutz personenbezogener Daten verarbeitet.

Alle Informationen zu diesen Datenverarbeitungen finden Sie in den Informationsblättern, die über die unten stehenden Links zugänglich sind:

Informationsblatt der Handelskammer herunterladen

Arendt-Informationsblatt herunterladen

Wo kann man weitere Informationen erhalten?

Bei Fragen zu einer Meldung wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung der Handelskammer unter der Adresse rh@cc.lu.

Das vollständige Verfahren zum Schutz von Hinweisgebern und zu Meldungen bei der Handelskammer ist auf Anfrage bei der Adresse rh@cc.lu oder cdc.whistleblowing@arendt.com erhältlich.